Anders organiseren; hoe pakt Ynnovate dat zelf eigenlijk aan? (deel 2)

In een eerdere blog deelde ik daarom al de eerste voorbeelden van de manier waarop Ynnovate georganiseerd is. Zo vertelde ik over onze kernvraag ‘worden we er blij van?’, deelde ik hoe we met ons selectieproces de juiste mensen vinden én schreef ik over het inzetten van unlimited vakantiedagen in de organisatie. Omdat er veel meer te vertellen is over hoe Ynnovate reilt en zeilt, hierbij het tweede deel van de blog.

Het ultieme huiskamergevoel

Ynnovate heeft een eigen locatie: het StormHonk in Utrecht. Een naam die is verzonnen door het Ynnovators Netwerk door middel van een prijsvraag, maar dat terzijde. Het StormHonk is de plek waar we bijvoorbeeld de open Ynnovate Trainingen organiseren en waar heeeeeel veel post-its en Let’s Ynnovate! boeken opgeslagen liggen. Maar het is ook de plek waar we als team samenwerken op de dagen dat er geen groep nieuwe Ynnovators opgeleid wordt.

Voordat we het StormHonk hadden, werkten we samen aan de keukentafel of in een leuk koffietentje om de hoek. Die sfeer en energie past gewoon heel goed bij Ynnovate. Toen we besloten om een vaste plek te gaan betrekken, vonden we het belangrijk dat de locatie eenzelfde soort gevoel zou oproepen. Eén ding was duidelijk: centraal in de ruimte wilden we graag een verhoogde bar/keukeneiland met een goed koffieapparaat. Een heerlijke plek om omheen te hangen en even met elkaar bij te kletsen. Het is bijzonder om te zien hoeveel effect zo’n fysiek element heeft op hoe de ruimte gebruikt wordt.

Wanneer we op StormHonk met groepen aan de slag gaan, leg ik altijd uit dat ik hoop dat  iedereen de plek als hun huiskamer ziet. We horen regelmatig dat ons StormHonk zo’n fijne sfeer heeft, omdat het zo anders is dan een standaard kantoor. Ik loop regelmatig een (overheids)organisatie binnen waarbij ik echt de neiging moet onderdrukken om niet direct weer naar buiten te rennen.

Tjemig wat maken we er vaak een ongezellige boel van!

Iedereen doet thuis zijn best om de huiskamer leuk in te richten, maar op het werk zit je in een saaie bureau-omgeving. Ik geloof dat het de productiviteit ten goede komt als je met plezier rondloopt op je werkplek. Mijn tip: kijk eens rond in je woonkamer en bedenk welke elementen daarvan goed zouden kunnen werken in je werkomgeving. Het is verrassend hoeveel verschil een simpel vrolijk vloerkleed al kan maken in je werkomgeving!

Weg met het functioneringsgesprek, hier met die Smileys

De afgelopen jaren is Ynnovate langzaamaan gegroeid. In de loop der jaren ontstond een heus Ynnovate kernteam met medewerkers. Dat gaf ook meteen een nieuwe uitdaging, want als organisatie met personeel moet je ook formele functioneringsgesprekken voeren… (toch?) Ik werd al chagrijnig van het idee… Als ik terugdenk aan de functioneringsgesprekken van toen ik zelf nog bij de RDW zat, heb ik dezelfde herinnering. Er werd nooit iets nieuws besproken en daarmee kwamen er ook geen verrassende concrete acties uit voort.

Toch vond ik het wel belangrijk dat onze nieuwe kersverse teamleden lekker op hun plek zaten. Ik wilde daar graag – zeker in de beginperiode – een vinger aan de pols houden. Ook wilden we onszelf als Ynnovate verder ontplooien en was het belangrijk dat iedereen in het team zich kon ontwikkelen als ultieme Innovatie Boosters. We gebruikten onze creativiteit en de Ynnovate werkvormen om tot een nieuwe invulling te komen van het functioneringsgesprek en kwamen op het lumineuze idee van het Smiley gesprek!

Managers (en medewerkers) opgelet:
dit wordt jouw nieuwe manier van functioneringsgesprekken voeren!

Het concept is heel simpel: hang twee posters in de ruimte. Eén met een Happy smiley en één met een Sad Smiley. Vervolgens pak je allebei (ja allebei, dus zowel jij als de medewerker in kwestie) post-its en een stift. Je begint bij de poster met de Happy Smiley: beiden schrijf je op post-its waar je tevreden over bent, blij mee bent, vrolijk van wordt als het gaat om het functioneren van de medewerker. Het is slim om daarbij niet alleen te focussen op het functioneren zelf, maar juist ook de context te betrekken. Hoe bevalt samenwerken met collega’s? Hoe zit het met de inhoud van het werk? En met de leerkansen? Ieder punt wordt op een aparte post-it geschreven en opgeplakt op de poster. Daarna vul je op dezelfde manier met elkaar de Sad Smiley in. Als alles is opgeschreven, bespreek je samen de meest opvallende punten en maak je afspraken om meer post-its van de Sad Smiley naar de Happy Smiley te krijgen.

Bij Ynnovate gebruiken we deze manier van evalueren inmiddels regelmatig. Het blijft een topper. Je kunt de Smiley Posters gebruiken voor het functioneren van een individu, maar natuurlijk ook van een groep, een team, een project of zelfs een organisatie.

Deze blog is oorspronkelijk geschreven in 2019. Inmiddels hebben we het functioneringsgesprek binnen Ynnovate zelfs omgedoopt tot een Persoonlijke Pitstop. Je leest er alles over in deze nieuwe blog die Marieke hier speciaal over schreef.

Werken vanuit één mailbox

Het (samenwerk) onderwerp waar we misschien wel de meeste vragen over krijgen bij Ynnovate is het gebruik van onze mailbox. We werken bij Ynnovate namelijk allemaal vanuit hetzelfde mailadres. Dat is contact@ynnovate.it. Lekker simpel! En ja, dat vergt discipline met een team van (inmiddels) zeven man sterk, maar het levert ook veel efficiëntie op. En tot nu toe wegen de baten zeer zeker op tegen de lasten.

Het gebruik van één mailadres is er bij Ynnovate eigenlijk een beetje ingegroeid. In het begin was Ynnovate zo klein dat slechts één mailadres echt helemaal prima werkte. Toen het team uitbreidde kwamen we voor de keus te staan: gaan we persoonlijke mailadressen gebruiken? We vonden de voordelen echter inmiddels zo groot, dat we besloten om te experimenteren met het aanhouden van slechts één mailadres.

Inmiddels zijn we met zeven man nog steeds aan het werk vanuit één mailadres. En dat werkt verrassend goed. Hier een paar redenen waarom jij en je team dit ook zouden kunnen overwegen:

• Eenvoud: voor Ynnovators en opdrachtgevers is het makkelijk dat ze maar één mailadres hoeven te kennen en te onthouden waar ze ons op kunnen bereiken.
• Bereikbaarheid: we hebben bij Ynnovate nooit de out-of-office aanstaan. Er is altijd wel iemand die op de mail kan reageren als dat nodig is.
• Kennis: Iedereen is op de hoogte van alles wat er speelt in de organisatie en kan mailwisselingen die anderen hebben gehad eenvoudig terugvinden. Bij afwezigheid door ziekte en/of vakantie is dit ideaal, maar ook om elkaar te wijzen op verbanden tussen taken en werkzaamheden. Zo creëren we meer kansen!
• Transparantie: als iemand vastloopt doordat het druk is, zie je dat terug in de mailbox. Mails blijven langer onbeantwoord bijvoorbeeld.
• Leren van elkaar: door alle mails van je collega’s te zien, leer je veel over hoe anderen een bepaalde situatie aanpakken en die ene standaard reactie of juist die lastige mail heeft iemand anders vaak al eerder gemaakt, zo (her)gebruiken we elkaars talenten.

Een ander heel fijn voordeel van met z’n allen werken uit één mailbox: je hebt nooit meer een overvolle mailbox die moet worden weggewerkt na die rustgevende vakantie. Als ik terugkom van een mooie trip, hebben mijn collega’s alle mailtjes die in die periode binnenkwamen namelijk al opgepakt en weggewerkt 😉

Als je nu denkt: ‘Halleluja, morgen ga ik dit ook doen!’,
lees dan nog wel even door…

Het is namelijk goed om je te beseffen dat deze manier van werken wel wat vergt van je team. Hieronder de afspraken zoals wij ze hanteren, zodat je een beeld krijgt van de structuur die wij gebruiken om dit succesvol in te zetten:

• Iedere mail die we uitsturen, sturen we in CC ook aan onze eigen mailbox. Zo is het duidelijk voor iedereen welke mails zijn opgepakt en welke (nog) niet. Dit lijkt misschien heftig (meer inkomende mails!), maar als je de mails als conversaties ordent in je mailbox geeft het geen extra ‘mail-overlast’.
• Ieder teamlid heeft een eigen kleurcode. Marieke is blauw, Anouk is oranje, Andrea is geel. We wijzen kleuren toe aan alle mails die binnenkomen, zodat overzichtelijk is wie welke mails moet oppakken. Teamleden kunnen elkaar op die manier ook mails ‘toebedelen’.
• We laten alle inkomende en uitgaande mails minimaal 24 uur in het Postvak In van de mailbox staan voordat ze worden gearchiveerd, zodat iedereen de kans heeft om ze te lezen. Voorheen ruimden we af en toe wat snel op, waardoor mensen informatie niet langs hadden zien komen. Dit bleek erg onhandig.
• Onze Innovatie Regelneef Linda is onze Mail Master. Zij houdt de mailbox schoon en zorgt dat alle mails voorzien worden van een gekleurde vlag. Iedereen is daarnaast zelf verantwoordelijk voor het opruimen en archiveren van zijn eigen mails.

Ynnovate als Superorganisatie?

Vanuit Ynnovate gebruiken we regelmatig onze prachtige set met superorganisatiekaarten. De kaartenset bevat organisaties die uniek zijn in wat ze doen. Denk aan de Voedselbank, de Efteling, Ikea en Bitcoin. We gebruiken de kaarten om nieuwe ideeën te bedenken over een vraagstuk. Er zit ook een kaart van Ynnovate in de set. Gekscherend hebben we die toegevoegd, maar inmiddels begin ik steeds meer in te zien dat we met Ynnovate ook echt een bijzondere organisatie hebben neergezet.

Ynnovate is een organisatie die laat zien dat je anders kunt samenwerken en dat dat dan ook nog eens meer oplevert.

De afgelopen jaren zijn er talloze situaties langsgekomen, waarbij we iedere keer lastige keuzes moesten maken. Iedere keer kwamen we drempels, deuren en slagbomen tegen door regels over hoe het ‘hoort en moet’. Het werd al snel duidelijk dat bestaande structuren of ‘normale manieren’ van iets organiseren als heel dwingend konden voelen (en soms ook konden zijn). Regelmatig hebben we lang moeten zoeken naar een alternatief. Iedere keer moesten we daardoor terug naar onze kern: wat voor organisatie willen we als Ynnovate zijn? En wat past het beste bij onze eigen normen en waarden? Gedurende de afgelopen jaren zijn we daar steeds beter in geworden. Oefening baart kunst zullen we maar zeggen 😉 We nemen nu – nog minder dan in het begin – dingen zomaar voor waar aan en zien veel sneller de ruimte om het anders te doen.

Ik ben benieuwd: zijn er dingen in de manier waarop jij je werk inricht die ‘anders’ dan normaal zijn? Zo ja, wat doe jij dan om je werk leuker, efficiënter en slimmer te organiseren? Of ken je toffe inspirerende superorganisaties die dingen anders aanpakken? Wat doen zij als het gaat om anders organiseren?